A empresa fez um investimento em um Programa de Compliance, desenvolveu códigos, políticas, processo e controles. Tudo revisado pela diretoria, depois publicado e enviado a todos os colaboradores. Depois vem o treinamento inicial, seguido por outros de forma periódica.
Por enquanto a comunicação é em uma só direção: da direção da empresa para os colaboradores. E como fazer a comunicação no outro sentido, ou seja, dos colaboradores para a direção da empresa?
O ideal é trabalhar com vários canais de comunicação de Compliance, que possam permitir formas distintas de relatos e facilitar a comunicação. Também é preciso enfatizar que a comunicação não precisa ser necessariamente uma denúncia, pode ser uma dúvida, uma sugestão ou até mesmo um elogio.
Assim é recomendável a implantação de vários canais, como por exemplo:
- Acessar o superior imediato ou a pessoa com a qual possa haver algum atrito: a recomendação é que as pessoas tentem resolver os conflitos entre si e que cheguem a um acordo. Às vezes pessoas que sentam lado a lado acabam utilizando um canal ético por telefone ou e-mail para fazer relatos um do outro.
- Compliance Officer deve estar sempre disponível para falar com as pessoas. Aliás, o Compliance Officer idealmente deve circular pela empresa, conversar com os funcionários, entender do negócio. Criando uma boa rede de contatos, ele pode ser um canal de comunicação em quem as pessoas confiam.
- A área de Recursos Humanos normalmente tem a vocação para ouvir as preocupações e descontentamentos dos funcionários, principalmente no relacionamento pessoal com pares e superiores. Por isso mesmo, a área de Recursos Humanos deve ter um forte envolvimento com o Programa de Compliance.
- O Canal Ético pode ser interno ou terceirizado. Normalmente, provê atendimento por telefone durante algumas horas por dia e depois trabalha com caixa postal. Também permite o envio do relato por escrito. A grande vantagem desse canal é a possibilidade de se fazer relatos anônimos e, com o uso de protocolos, permitir a resposta a quem fez o relato. Por outro lado, pode ser usado excessivamente para reportar casos simples que podem ser resolvidos com uma simples conversa. Por isso mesmo, deve haver um bom plano de comunicação no momento de sua implantação para evitar o uso indevido.
- As urnas são um canal bem utilizado em casos em que os funcionários realizam trabalhos manuais e, normalmente, não têm acesso a computadores durante o expediente, estão em canteiros de obras, em área fabril ou região agrícola. Nesses casos, o funcionário escreve o relato e o deposita em uma urna, que normalmente deve estar situada em um local onde não haja nenhum tipo de vigilância presencial ou por câmera de TV. Apesar de possibilitar relatos anônimos, o uso de urnas não permite resposta a quem fez o relato.
São muitas as opções que dependem da cultura da empresa, segmento de mercado, forma de atuação e até mesmo de como o Programa de Compliance foi estruturado. O Compliance Officer tem um papel fundamental da definição da melhor alternativa para os Canais de Compliance.
Um bom local para a discussão desse tema, para troca de experiência com outras empresas e divulgação de boas práticas é a Comissão de Compliance do Sinproquim, que se reúne bimestralmente. Além de promover os temas de Compliance, são apresentadas pesquisas com os associados para conhecer de que forma as políticas e práticas são implantadas. Entre em contato com o Sinproquim para saber mais da Comissão de Compliance e participe você também.
Sergio Woisky é consultor e diretor da Comp9