Lembram-se daquela cena do menino na escola que oferece uma maçã para a professora? Por mais inocente que pudesse parecer aquele gesto por parte da criança, (claro, ensinada indiretamente pelos pais), poderia gerar algum tipo de influência na tomada de decisões da professora, como ser menos rígida no momento de dar uma qualificação para a criança ou dar preferências especiais em certas atividades escolares.
Até hoje ainda existe este costume de cortesia; só que numa empresa há situações em que colaboradores diretos e indiretos oferecem e recebem regalias, convites ou benefícios específicos sem considerar os riscos. Se uma empresa não realiza uma análise prévia do que se oferece ou se recebe, pode sofrer com situações de conflito de interesse ou, pior ainda, realizar práticas ilegítimas.
Para evitar esse tipo de risco é necessário definir política e processo de Presentes & Entretenimento que se enquadrem com o segmento de negócio e atendam a legislação aplicável. Se a sua empresa não conta com uma política, é hora de começar logo, já que há riscos envolvidos.
Eis algumas dicas para a empresa ter um controle apropriado de Presentes & Entretenimento:
- Antes de começar, faça uma avaliação de risco focada em Presentes & Entretenimento. Não adianta fazer o famoso “copiar/colar” de outra política achada na internet, porque toda empresa tem suas próprias particularidades e, em conseqüência, tem diferentes riscos. Por exemplo: algumas fazem muitas licitações, outras trabalham com muitos revendedores e despachantes e outras precisam manter atualizadas as licenças e certificações.
- Defina o que é considerado Presentes & Entretenimento dentro da sua empresa: isto pode ser desafiador, já que um presente pode ser representado em diferentes formas, como por exemplo, ganhar um sorteio num evento onde a empresa foi convidada, uma troca de favores ou uma simples caneta com o logo do fornecedor.
- Deixe claro que todo presente recebido ou oferecido é para a empresa e não para seu representante: imagine que você, como representante, participa num evento de 1.000 pessoas e ganha num sorteio um tablet. Este prêmio deve ser imediatamente reportado e entregue para o responsável da área de Compliance, que tomará as providências
- Muito cuidado com as entidades do governo: analise bem antes de oferecer ou receber algum tipo de presente ou entretenimento para qualquer entidade do governo, já que isto poderia deixar a impressão de estar realizando uma prática corrupta. Na minha experiência, soube de um funcionário de vendas que não seguiu a política e decidiu presentear uma garrafa de vinho para o superintendente de um órgão regulador; o superintendente devolveu a garrafa, só que foi entregue para o CEO com uma carta de advertência.
- Informe, treine e abra canais de comunicação: as políticas são para serem seguidas; não adianta ter uma política se o funcionário não tem conhecimento dela. Comunique a Política para todos os funcionários e envolvidos indiretamente, organize treinamentos para todos seus funcionários com as devidas atualizações e crie canais de comunicação, já que toda política gera dúvidas e os responsáveis precisarão dar esclarecimentos.
Criar uma Política e Processo de Presentes & Entretenimento será um excelente exercício para sua empresa. Além de evitar riscos legais e de conflito de interesses, sua empresa se valorizará mais.
Juan Musso é consultor e diretor da Comp9