Após a implantação de um Programa de Compliance é necessário realizar o seu monitoramento contínuo visando o seu aperfeiçoamento, mantendo-o atualizado e servindo de fonte de informação sobre a eficiência dos controles internos. Além de ser uma boa prática, o monitoramento do Programa de Compliance é um requisito da legislação Anticorrupção. Alguns pontos importantes para o monitoramento:
- Planejamento: antes de iniciar as atividades de monitoramento, defina metas para o período, como número de pessoas que serão treinadas, tipos de treinamento, comunicação interna, novas políticas que serão desenvolvidas e implantadas, controles que serão incorporados aos processos, como a avaliação de parceiros de negócio.
- Indicadores: os indicadores são usados justamente para acompanhar mensalmente a evolução do que havia sido planejado. Estes indicadores devem ser consolidados em um painel para fácil visualização. Assim, a evolução dos treinamentos periódicos, das comunicações, das avaliações de parceiros de negócio é facilmente demonstrável para a alta direção da empresa, de preferência através de um Comitê de Ética;
- Envolvimento da alta direção da empresa: o exemplo vem de cima, a alta direção da empresa deve reforçar os valores da empresa e os códigos e políticas implantados e se envolver no monitoramento do programa;
- Captura de evidências: é importante documentar todas as iniciativas desenvolvidas, registrar a presença e se for o caso fazer avaliação dos participantes dos treinamentos, preparar atas de reuniões onde o assunto Compliance seja discutido, e até mesmo o registro fotográfico dos eventos e treinamentos ligados a Compliance, internos e até mesmo os externos.
As evidências são fundamentais para comprovar a eficácia do Programa de Compliance. Afinal, como se diz, não basta ser honesto é preciso provar que ser honesto.
Sergio Woisky, consultor e diretor da Comp9